O ICAP-Moçambique, uma Organização não-governamental que apoia a implementação do Plano Estratégico Nacional para o combate às ITS/HIV/SIDA em Moçambique em parceria com o Ministério da Saúde, pretende recrutar 1 (um) profissional para ocupar a posição de Oficial de Operações e Logístico (Frota e Armazém).
Localização: Nampula
Resumo da Posição
A função do Oficial Logístico ira apoiar actividades da area logística e operacional de modo garantir a agil fluxos dos processos do trabalho que sejam responsivas as necessidades de área operacional e técnica ao alcance de metas e com todos fluxos sejam efectivas e eficientes em conformidade com os SOPs da instituição. Esta posição é financiada pelos fundos do Projecto PEPFAR.
Principais responsabilidades:
Logística
- Visitar as unidades fixas, temporárias e moveis, onde o programa está sendo implementado para identificar os desafios, e criar soluções.
- Trabalhar em ligação com os intervenientes do programa, da área técnica e da implementação, para desenvolver planos de logística anuais, mensais e semanais
- Colaborar na elaboração de orçamento mensal, prestando informações da área operacional
- Colaborar com equipa, sempre conforme as normas e procedimentos em cada processo da área operacional, desde de requisição aprovisionamento e procura, pedido/encomendas; dos sítios na ótica de uniformização e estandardização, em estreita colaboração e coordenação com os logísticos do escritório-sede e equipa de contabilidade;
- Fornecer suporte administrativo por meio de contato com os provedores de serviços tais como manutenção de escritório, gerador entre outros.
Gestão de Armazém e Ativos
- Garantir que todos os itens do inventário estejam marcados ou etiquetados corretamente e correspondam à lista de ativos.
- Fornecer trimestralmente a lista de ativos para o supervisor directo e outras unidades conforme solicitado.
- Realizar a verificação anual junto equipa ICAP Central e ICAP NY de todos os ativos da ICAP para garantir que eles estejam sob custódia segura.
- Cumprir com os manuais de procedimentos da instituição receção, gestão e alocação dos bens, inventario de bens e equipamentos (comparar PO com Guia de Entrega, e preencher o Inspection Form junto requisitante).
- Arrumar os materiais de modo a facilitar a sua conservação e acesso e colaborar na manutenção, limpeza, arrumação das zonas de trabalho;
- Utilizar os Equipamentos de Protecção Individual e respeitar os Equipamentos de Protecção Colectiva e Sinalização de Segurança;
- Garantir que todos os materiais / equipamentos sejam entregues no destino final de maneira adequada e de acordo com o pedido
- Manter registo de notas de entrega com assinaturas individuais dos beneficiários finais
- Compilar relatórios de stock conforme mensais partilhado (shared drive) a nível interno da ICAP.
- Documentar e manter todo o movimento de itens entre capital provincial e distritos.
- Desenvolver e enviar relatório ao supervisor e manter relatórios no formato físico e eletrónico
- Liderar o plano para Disposition, dos itens obsoletos e retirada do inventario junto equipa ICAP Central e ICAP NY em conformidade com SOPs.
- Partilhar com o supervisor directo relatório trimestral de inventario.
Gestão de frota
- Supervisionar todas as atividades diárias das viaturas da organização e garantir que as mesmas estejam sempre em condições seguras para atender às tarefas a que se destinam no devido tempo com comunicação adequada.
- Trabalhar em coordenação com o Assistente de Transporte no plano semanal e mensal de transporte para assegurar eficiência e apoio equipa técnica alcance das metas e ao mesmo tempo facilitar o plano de distribuição e entrega das matérias até nas US/ destino.
- Responsável pelo controle de consumo médio de combustível (reconciliação), auditando as transações de abastecimento, identificando a origem dos desvios (motorista ou veículo) e estabelecer diretrizes de ação. Fornecer relatório mensal ao supervisor com discrepâncias e manter relatórios sobre a unidade compartilhada (shared drive)
- Rever e apoiar o plano de manutenção de modo garantir que a manutenção preventiva dos veículos seja realizada a tempo e com a qualidade exigida
- Garantir que os operadores de veículos da frota recebam as instruções e formações adequadas e necessárias para preencher corretamente os livros de bordo, requisições de combustível e para prevenir acidentes, ferimentos, danos e uso indevido dos veículos e equipamentos que compõem a frota; Supervisionar banco de dados das viaturas incluindo toda documentação de cada.
Habilitações literárias
- Nível Médio em Administração ou Gestão ou Logística e/ou outros cursos afins.
- Experiência, habilidades e qualificações mínimas
- No mínimo três anos de experiência na posição similar
- Bom conhecimento e experiência em logística e suprimentos, incluindo administração básica
- Agilidadeno uso do computador, especialmente no Word e Excel
- Capaz de trabalhar com pouca supervisão e usar a iniciativa em um bom grau
- Bom relacionamento interpessoal e espírito/habilidades de trabalho em equipe
- Fluência em inglês (escrito e falado.
Os interessados devem submeter as suas candidaturas através do website: https://icapacity.icap.columbia.edu/en-us/job/495644/operations-and-logistics-officer-fleet-and-warehouse até ao dia 27 de Setembro de 2021
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